Un audit de l’Agence du revenu du Canada (ARC) peut-être un exercice chronophage. Qu’une entreprise soit à propriétaire unique ou une société de personnes, ou qu’elle soit constituée en personne morale, l’ARC exige qu’elle tienne des registres et des livres de comptes. Connaitre les exigences suivantes en la matière contribuera à faciliter un tel audit.
Ô Canada seulement?
L’ARC exige que les registres soient conservés au Canada, dans les locaux de l’entreprise ou à la résidence de son propriétaire. Si le siège social de l’entreprise est au Canada, que les registres et livres de comptes sont stockés électroniquement à l’étranger, et qu’on y accède en passant par un établissement canadien de l’entreprise, les registres ne sont pas considérés comme étant tenus au siège social. Par conséquent, toute entreprise qui utilise un logiciel de comptabilité en nuage par l’entremise duquel les données sont stockées dans un autre pays contrevient aux exigences de l’ARC. La conservation des registres ailleurs qu’au Canada nécessite la permission écrite de l’ARC.
Responsabilité de l’entreprise
C’est à l’entreprise qu’il incombe de protéger ses registres et livres de comptes, et de les rendre disponibles aux fins d’inspection par l’ARC — et ce, même si c’est un tiers qui s’occupe du traitement et du stockage des renseignements. Le tiers en question doit offrir une sécurité et des moyens de sauvegarde adéquats pour pouvoir fournir les renseignements sur demande.
haustivité des registres
Les registres doivent être complets, contenir les renseignements suffisants pour étayer l’impôt à payer ou un éventuel trop-perçu réclamé, pièces justificatives à l’appui, et être tenus en français ou en anglais. De plus, les données stockées électroniquement doivent pouvoir être lues par les logiciels de l’ARC.
Demandes de l’ARC
Lorsque l’ARC demande des renseignements, l’entreprise a les obligations suivantes :
- Produire les registres et livres de comptes demandés (grand livre, comptes fournisseurs / comptes clients / documents de paie, etc.), qu’ils soient sous forme électronique ou papier. L’entreprise n’est pas tenue de fournir des données non demandées. Par conséquent, il est prudent de demander une lettre énonçant les exigences qui s’appliquent expressément à son cas.
- Veiller à ce que les pièces justificatives des registres et livres de comptes soient accessibles. Normalement, l’ARC veut voir les pièces justificatives originales, comme les contrats, les reçus de frais, les factures, etc.
- Veiller à ce que le personnel ou un représentant du tiers chargé de la tenue des registres soit libre lorsqu’un audit ou un examen des registres est requis. Plus la coopération est bonne en matière de production des renseignements et d’accès, plus bref est le passage de l’ARC.
- Permettre à l’ARC de faire des copies des données ou en procurer à son agent, au besoin. En temps normal, l’entreprise ne devrait pas laisser l’agent de l’ARC emporter les originaux.
- Être en mesure de déchiffrer les renseignements encodés pour les fournir à l’ARC. Même si l’entreprise change de fournisseur de service change, il faut que toutes les données puissent être lues.
Format des registres
La documentation originale sur support papier doit rester sur support papier, à moins de la convertir et de la stocker dans un format électronique accessible et lisible. L’ARC insiste pour que toute reproduction fournisse les mêmes détails que l’original, sans problème de résolution, de tonalité ou de teinte.
Durée de conservation
L’ARC demande que tous les registres et pièces justificatives soient conservés pendant les six ans qui suivent la fin de la dernière année d’imposition à laquelle ils se rapportent. L’année d’imposition prend fin à la clôture de l’exercice, pour une société, et à la fin de l’année civile, pour un particulier. La période de conservation est la même que celle qui est exigée par la Loi sur l’assurance-emploi, le Régime de pensions du Canada et la Loi sur la taxe d’accise (TPS/TVH).
Autres considérations liées à la conservation
Il faut conserver indéfiniment les pièces justificatives qui se rapportent à l’acquisition ou à la disposition à long terme d’un bien, à l’enregistrement d’actions et à tout autre renseignement historique qui aurait une incidence sur la vente ou la liquidation de l’entreprise. L’ARC pourrait aussi exiger la tenue de certains autres registres pour une période plus longue que la période prescrite. Ainsi, la date de destruction permise d’une déclaration de revenus produite en retard serait de six ans à partir de sa date de production.
En cas d’opposition ou d’appel, toutes les données doivent être conservées jusqu’à la plus tardive des dates ci-après :
a) la date de résolution de l’opposition ou de l’appel;
b) la date limite pour faire appel à nouveau (délai écoulé);
c) la date suivant l’expiration de la période de six ans pour les registres.
Lorsqu’une entreprise à propriétaire unique ou une société de personnes cesse ses activités, les registres doivent être conservés six ans après la fin de la dernière année d’imposition. Si l’entreprise est dissoute, tous les registres et pièces justificatives doivent être conservés deux ans après la date de la dissolution.
Destruction des registres
Les représentants légaux d’un contribuable décédé doivent obtenir un certificat de décharge avant de détruire les registres montrant comment les biens du défunt ont été distribués.
En ce qui concerne la TPS/TVH, il est recommandé de remplir un formulaire TPS352 Demande de certificat d’attestation du paiement de la taxe. Pour obtenir la permission de détruire des registres avant la fin de la période de conservation obligatoire, il faut soumettre le formulaire T137 Demande d’autorisation de détruire des registres ou faire une demande écrite à un bureau des services fiscaux.
Si l’ARC estime que les copies électroniques des originaux en format papier sont représentatives des originaux, il est permis de les détruire.
Cela dit, la prudence est de mise, car en vertu des lois fiscales, la destruction des registres avant la date de destruction permise ou avant d’avoir reçu une permission écrite et officielle de le faire pourrait entrainer des poursuites.
Une question d’intégrité
Les registres doivent être conservés dans le format et pour la durée qui sont prescrits par l’ARC et d’autres organismes de réglementation. Lorsque le respect des lois fait partie intégrante des processus de l’entreprise, un examen des registres historiques par l’ARC peut être aussi aisé que celui de renseignements courants.
